Fakturera kommunen

Det är lag på att fakturor som leverantör utfärdar till en upphandlande myndighet ska vara elektroniska. Börja med att kontakta din leverantör av ekonomisystem eller faktureringstjänst och se om det redan finns stöd för att skicka e-faktura.

Bild på Kungsbacka stadshus

Vi rekommenderar att du använder e-faktura via Peppol.

Du kan skicka fakturor via Peppol som är ett öppet nätverk, ett europeiskt samarbete för att vi inom EU ska kunna ha e-handel över gränserna.

Mer information om PEPPOL finns på SFTI:s webbplats Länk till annan webbplats.

För att skicka e-faktura via Peppol behöver du kontakta din leverantör av ekonomisystem eller faktureringstjänst och meddela att Kungsbacka kommuns mottagar-id inom Peppol är 0007:2120001256.

Det är allt din systemleverantör behöver veta för att skicka e-faktura till oss.

E-faktura utan Peppol – annan systemlösning finns

För att skicka e-faktura utan Peppol behöver du fråga din leverantör av ekonomisystem eller faktureringstjänst vilken VAN-operatör de använder.

Obs! Om de använder en annan VAN-operatör än de som finns i listan nedan behöver du kontakta kommunen och meddela vilken VAN-operatör du vill använda.

  • Arvato
  • Basware
  • BGC
  • Crediflow
  • Evry
  • Expert systems
  • Fortnox
  • Hogia
  • Idata
  • InExchange
  • Pagero
  • Swedbank
  • Tieto

Om de använder någon av dessa operatörer kan du gå vidare och meddela din leverantör av ekonomisystem eller fakturatjänst att kommunen har följande uppgifter:

  • GLN: 7381020240045
  • Momsregistreringsnummer: SE212000125601

När din leverantör av ekonomisystem eller fakturatjänst meddelar att de är klara med inställningar i sina system kan du börja e-fakturera.

E-faktura via webb – om du saknar systemlösning

Om du som leverantör inte har möjlighet att skicka e-faktura direkt från ditt affärssystem finns det flera fakturaportaler på marknaden. Nedan hittar du några alternativ som är helt gratis för dig som leverantör.

Fakturaportal Visma Proceedo

Du kan skicka e-faktura i Visma Proceedo Leverantörsportal. Länk till annan webbplats. Det är gratis och du kan skicka obegränsat antal fakturor gratis till de kommuner, bolag, regioner, statliga myndigheter och andra organisationer som använder Visma Proceedo.

Kom igång genom att skicka dina kontaktuppgifter via e-post till upphandling@kungsbacka.se och ange att du önskar en inbjudan till leverantörsportalen. Du får då en inbjudan via e-post som gäller i sju dagar. Registrera ett konto och börja e-fakturera.

Vill du läsa mer om registreringsprocessen, se avsnitt 1.2.1 i dokumentet Kom igång med e-faktura.pdf.

Fakturaportal B2Brouter

Skicka e-faktura i fakturaportalen B2Brouter. Länk till annan webbplats.

Det är gratis och du kan skicka obegränsat antal fakturor gratis till de kommuner, bolag, regioner, statliga myndigheter och andra organisationer som alla finns tillgängliga i det offentliga nätverket Peppol.Kom igång genom att registrera ett konto på B2Brouter.

Fler alternativ för e-faktura

Som leverantör till offentlig sektor finns det många olika sätt att skicka e-faktura. För de som inte har funktionaliteten i sitt affärssystem finns det ett flertal gratistjänster tillgängliga på marknaden där alternativen ovan är ett axplock. Viktigt att ni väljer den tjänst som passar er bäst utifrån era förutsättningar.

Bra att veta när du ska fakturera

Vilket e-handelssystem/VAN-operatör använder Kungsbacka kommun?

Vi använder Visma Proceedo.

Vad är en godkänd e-faktura?

En godkänd e-faktura är en elektronisk faktura som är strukturerad enligt standard. En faktura som ni skickar via e-post till exempel en PDF är inte en elektronisk faktura.

Vad ska en faktura innehålla?

På Skatteverkets webbplats hittar du information om vad en faktura ska innehålla. Generellt gäller att kommunen betalar fakturan på 30 dagar räknat från den dag fakturan mottagits och leverans är utförd.

Kommunens VAT-nummer är SE212000125601.

Samtliga fakturor till Kungsbacka kommun ska ha följande fakturaadress:
Kungsbacka kommun
Fakturan
434 81 Kungsbacka

Så här anger du fakturareferenser

Fakturareferenser ska anges i avsedda fält i e-fakturan, enligt vald fakturastandard. Det är viktigt för att vi ska hinna hantera och betala fakturan i tid.

Du ska alltid ange en beställarreferens. Om ni har mottagit en order står beställarreferensen på underlaget. Om ingen order finns ska beställaren uppge ett sexsiffrigt referensnummer som ska anges på fakturan.

Orderreferens ska alltid finnas med på fakturan. Orderreferens finns angiven när du som leverantör mottagit en inköpsorder, referensen börjar med K06XXXXXXXXX.

Information till leverantörer i utlandet

  • SWIFT SWEDSESS
  • IBAN-nummer: SE1880000810590430963488

Exempelfaktura: Vi rekommenderar fakturaformat PEPPOL BIS Billing 3. Hur vi anger referenser och annat fakturainnehåll enligt standarden står i exempelfakturan: