Fakturera kommunen

Det som gäller generellt är att kommunen betalar fakturan inom 30 dagar räknat från den dag när kommunen tog emot fakturan om leveransen är utförd.

Här nedan beskriver vi några delar i fakturan som är viktiga att känna till.

Momsregistreringsnummer

Kommunens momsregistreringsnummer är SE212000125601.

Fakturaadress

Alla fakturor till Kungsbacka kommun ska ha följande fakturaadress:

Kungsbacka kommun
Fakturan
434 81 Kungsbacka

Orderreferens

När du som leverantör har tagit emot en inköpsorder eller rekvisition ska du alltid ange orderreferensen, som börjar med K06XXXXXXXXX, på fakturan.

Faktureringsobjekt

Har du kommit överens med kommunen om att regelbundet fakturera samma faktureringsobjekt, ska du ange överenskommen uppgift i fältet faktureringsobjekt. Till exempel används faktureringsobjekt vid fakturering av telefonabonnemang och liknande. I övriga fall lämnar du fältet blankt.

Kontraktsreferens

Om du är en upphandlad leverantör och har tecknat avtal med kommunen ska du ange avtalsnummer i fältet kontraktsreferens. Avtalsnumret finns angivet på inköpsordern och i fältet ”Ref. nr.” (referensnummer) i avtalet. I övriga fall lämnar du fältet blankt.

Beställarreferens

Om det inte finns en inköpsorder eller faktureringsobjekt ska du alltid ange en beställarreferens. Vi som beställare ska i första hand lämna ett sexsiffrigt referensnummer som du sedan anger som beställarreferens på fakturan. Om beställaren inte lämnar ett referensnummer ska du ange beställarens för- och efternamn som beställarreferens.

Tidigare fakturareferens

Detta anges endast vid kreditfaktura. Ange fakturanummer för originalfakturan som du ska kreditera.

Övrigt fakturainnehåll

Det finns andra uppgifter som en korrekt faktura ska innehålla. På Skatteverkets webbplats hittar du mer information om vad en faktura ska innehålla. Länk till annan webbplats.

Handledning med exempelfaktura

För att underlätta för dig som leverantör har vi tagit fram en Handledning med exempelfaktura.

Handledning med exempelfaktura

För att underlätta för dig har vi tagit fram en exempelfaktura som även innehåller beskrivning av vad du anger i respektive fält och hur du på egen hand kan verifiera din faktura i SFTI:s verifieringstjänst Validex (SFTI) Länk till annan webbplats.

Hur du anger referenser och annat fakturainnehåll enligt PEPPOL BIS Billing 3 står i exempelfakturan:

• PEPPOL BIS Billing 3 Exempelfaktura (pdf) Pdf, 897.8 kB.
  
• PEPPOL BIS Billing 3 Exempelfaktura (xml) Xml, 8 kB.

Leverantör i utlandet - International supplier

Förutom uppgifterna som måste finnas på fakturan, behöver du som utländsk leverantör även ange:

• SWIFT SWEDSESS
• IBAN-nummer: SE1880000810590430963488

In addition to the information that must be on the invoice, as an international supplier you also need to state:

• SWIFT SWEDSESS
• IBAN number: SE1880000810590430963488

Peppol är ett öppet nätverk och ett europeiskt samarbete för att vi inom EU ska kunna ha e-handel över gränserna.

För att skicka e-faktura via Peppol behöver du kontakta din leverantör av ekonomisystem eller faktureringstjänst och meddela att Kungsbacka kommuns mottagar-ID inom Peppol är 0007:2120001256.

Detta är allt din systemleverantör behöver veta för att skicka e-faktura till oss.

Tänk på att det är viktigt att fakturan följer standarden och har korrekt innehåll. Läs mer under Vad ska en faktura innehålla?

Information om Peppol på SFTI:s webbplats (SKR) Länk till annan webbplats.

E-faktura via webb – om du saknar systemlösning

Om du som leverantör inte har möjlighet att skicka e-faktura direkt från ditt affärssystem kan du skicka e-faktura via webb.

Om du har avtal med kommunen ska e-handelskraven i avtalet uppfyllas även när du fakturerar via webb.

E-faktura via webb - Peppolformat

Om du har avtal med kommunen och e-handelskraven i avtalet anger att du ska skicka e-faktura i Peppolformat, måste du välja en webbportal som har stöd för Peppol.

På marknaden finns flera webbportaler (även kostnadsfria). Välj den som bäst uppfyller dina behov.

E-faktura via webb – enstaka fakturor

Om du behöver skicka enstaka e-fakturor och vi inte har avtalat om att skicka faktura i Peppolformat erbjuder kommunen en kostnadsfri webbportal från Visma Proceedo.

Kom igång genom att skicka dina kontaktuppgifter via e-post till upphandling@kungsbacka.se och ange att du vill ha en inbjudan till leverantörsportalen. Du får då en inbjudan via e-post som gäller i sju dagar. Registrera ett konto och börja e-fakturera.

• Handledning Visma Proceedo leverantörsportal Länk till annan webbplats.
• Visma Proceedo Leverantörsportal. Länk till annan webbplats.

Om ditt företag har avtal med kommunen ska du uppfylla e-handelskraven i avtalet. Läs mer på sidan Elektronisk handel för upphandlade leverantörer.

Att företaget har skickat e-faktura tidigare är ingen garanti för att fakturan är korrekt. Du ska skicka fakturan i Peppolformat, om du inte har kommit överens om något annat med oss. Innehållet i fakturan ska du ange enligt standarden.

Mitt företags affärssystem har inte fält för att ange vissa uppgifter och därför kan jag inte skicka e-faktura med korrekt innehåll. Vad kan jag göra?

Det här problemet kan ni hantera på olika sätt beroende på ditt företags unika förutsättningar.

1. Om det inte är tydligt hur du ska ange en viss uppgift i ditt affärssystem bör du kontakta systemleverantör och fråga om de har stöd för att skicka de uppgifter som du saknar.
2. Om du har andra fält i affärssystemet som inte används kan dessa ibland användas om uppgiften skickas med till din VAN-operatör. Kontakta din VAN-operatör och fråga om annat fält i affärssystemet kan användas.
3. Om ingen annan lösning finns kan du skicka e-faktura via webb.

Information om e-faktura via webb – om du saknar systemlösning. Länk till annan webbplats.

Hur ska jag veta vilka koder jag ska använda när mitt företag skickar en Peppolfaktura?

Du ska använda de koder (xml-element) som framgår av standarden Peppol BIS Billing. Det är inte tillåtet att använda koder på andra sätt än enligt standarden.

För att underlätta för dig har kommunen tagit fram en Handledning med exempelfaktura.

Om du inte hittar koden som du söker i exempelfakturan kan du hitta rätt kod genom att besöka SFTI:s webbplats Länk till annan webbplats.. Där finns implementeringsguider, stödjande dokumentation och information om koder som ingår i standarden.

Har ni referenskontroller som gör att min faktura inte kommer fram till er?

Nej, vi har inga referenskontroller. Om ditt företags faktura inte kommer fram bör du kontakta din VAN-operatör och be dem undersöka sina loggar för att se vad som är fel.

Vad ska jag göra om jag glömt mina inloggningsuppgifter till fakturaportalen?

Om du har glömt dina inloggningsuppgifter till fakturaportalen, läs i Handledning Visma Proceedo leverantörsportal (pdf) Pdf, 885.4 kB. i avsnittet Logga in.