Smidigare skolkortsansökan för elever och skoladministratörer

Varje år ansöker tusentals elever i våra gymnasieskolor om skolkort. Tidigare behövde skoladministratörer administrera varje ansökan och registrera varje kort manuellt. Under intensiva perioder vid terminsstart kunde arbetet ta hela arbetsdagar i flera veckor.

Nu är stora delar av processen digital och automatiserad. För elever och vårdnadshavare innebär det en enklare och snabbare ansökan. Det ger även skoladministratörerna betydligt mindre administration och mer tid till de elever och ärenden där deras kompetens behövs.

Vad?

En digital process för ansökan och hantering av skolkort för gymnasieelever. Den börjar med att eleven eller vårdnadshavaren ansöker om skolkort i en e-tjänst. Därefter hämtas uppgifter som vi redan har om eleven automatiskt, skolkortet beställs och skickas direkt hem till eleven. Om en elev tappar bort sitt kort kan den hantera det via e-tjänsten och få ett nytt kort hemskickat.

Varför?

Tidigare behövde våra skoladministratörer kontrollera bland annat folkbokföring och skolplacering och därefter registrera varje skolkort manuellt hos Västtrafik. Vid terminsstart innebar det flera veckor av intensiv administration. Nu kan vi hantera den stora mängden vanliga ärenden helt utan manuell handpåläggning. Det frigör tid för skoladministratörerna att bland annat finnas mer på plats för eleverna under skolstarten och fokusera på de ärenden som faktiskt kräver en mänsklig bedömning.

Samtidigt blir hanteringen stabil och mer träffsäker. Vi får bättre kontroll över att rätt elev har rätt skolkort och kan fånga upp förändringar, exempelvis om en elev slutar eller byter skola. Det minskar också risken för att vi fortsätter betala för kort som inte längre behövs.

Hur?

Bakom den enkla e-tjänsten finns flera system och automatiserade flöden som arbetar tillsammans. När en ansökan kommer in hämtar våra robotar information om eleven från elevregistret. Utifrån elevens skolplacering kan rätt typ av skolkort beställas från Västtrafik. Om eleven ännu inte är inskriven väntar ärendet och kontrolleras på nytt när uppgifterna har uppdaterats, utan att en administratör behöver bevaka det manuellt. Automatiseringen hämtar också information om skolkorten regelbundet från Västtrafik, och jämför sedan med aktuella elevuppgifter. Det gör att vi kan fånga upp förändringar även efter att kortet är beställt.

Men vi hanterar inte allt automatiskt. Ärenden som avviker, till exempel om eleven har växelvis boende, skyddade uppgifter eller resor som kräver en särskild bedömning, sorteras ut till en skoladministratör. På så sätt kan tekniken ta hand om den stora mängden rutinärenden, medan vi använder våra medarbetares tid och kompetens där den gör större nytta.