En expedition i inköpsprocessen

Som en del av innovationsarbetet genomförde vi en expedition Länk till annan webbplats. där vi samlade medarbetare från flera förvaltningar. Tillsammans tittade vi på vilka behov och utmaningar som finns när vi köper varor och tjänster, och hur processer, system och stöd kan utformas så att fler ska göra rätt.

– Vi vill skapa en miljö där medarbetare, oavsett om du är chef eller inte, känner sig trygga och får rätt stöd i inköpsprocessen. För att lyckas med det behöver vi förstå vardagen i våra verksamheter på riktigt, säger Karolina Bergdahl, innovationsledare.

En komplex utmaning som kräver nya arbetssätt

Inköp är ett område med stor betydelse för oss som kommun, men även för invånare, besökare och näringsliv. Varje år gör vi inköp för cirka tre miljarder kronor från tusentals leverantörer. Små beslut i vardagen kan få stora konsekvenser på sikt – för ekonomi, hållbarhet, säkerhet och förtroende.

Omvärlden ställer i dag högre krav på transparens, affärsmässighet och kontroll i offentliga inköp – inte minst för att förebygga välfärdsbrottslighet och korruption. När vi gör inköp på rätt sätt med våra upphandlade leverantörer kan vi spåra och följa upp arbetet. Detta är något som påverkar både extern nytta och tillit.

Som skattefinansierad verksamhet har vi ett ansvar att säkerställa att resurser används effektivt och skapar största möjliga värde. När vi gör inköpen på rätt sätt undviker vi onödiga kostnader och rättsliga risker.

Inköpsarbetet regleras av rutiner, riktlinjer och lagstiftning. Men medarbetarnas förutsättningar varierar i nivå av kunskap, erfarenhet och tillgången till andra resurser som stöd och tid.

Området är alltså komplext med många perspektiv att förhålla sig till. Det gjorde inköpsprocessen självklar att utforska genom en expedition – en metod som är särskilt lämpad när det inte finns enkla svar från början.

Expeditionen – från antaganden till insikter

Expeditionen var behovsdriven och byggde på intervjuer och workshoppar under tre månader med engagerade medarbetare från olika förvaltningar som bidrog med perspektiv från sina verkligheter. Fokus låg inte på att snabbt komma fram till lösningar, utan på att förstå verkligheten och situationerna före, under och efter inköpen.

Arbetssättet och metodiken gav både bredd och djup. Projektgruppen fick syn på sådant som annars riskerar att bli osynligt: brist på återkoppling om man har gjort rätt, låg kännedom om befintliga stödverktyg och frustration hos engagerade medarbetare som saknar mandat eller tydlig styrning uppifrån.

– En av de starkaste insikterna var att viljan att göra rätt är väldigt hög. Det som saknas är ofta tydlighet, stöd och ett kvitto på att man faktiskt har gjort rätt. Då blir beteende i grunden en designfråga, säger en av innovationsledarna i expeditionen.

Beteende är en designfråga

En central sak inom beteendeförändring är att det sällan handlar om att ”skärpa sig” och börja göra rätt. I stället handlar det om hur processer, system och information är utformade. Tre faktorer visade sig vara avgörande:

• Friktion – hur lätt eller svårt det är att göra rätt?
• Tydlighet – förstår medarbetaren varför, vad och hur hen ska göra? Pekar system, stöd och kommunikation åt samma håll?
• Stöd i systemet – leder systemet medarbetaren rätt? Finns vägledning och rätt val i själva flödet?

När dessa delar samverkar ökar förutsättningarna för långsiktigt hållbara beteenden. Expeditionen visade också tydligt att det inte finns en enskild lösning för allt, utan att flera insatser behöver samspela för att skapa verklig förändring.

Mod, samarbete och gemensamt ansvar

En viktig framgångsfaktor i expeditionen var samarbetet mellan innovationsledare, sakkunniga från inköpsverksamheten och medarbetarna från olika förvaltningar. Att våga säga att något inte fungerar och bjuda in perspektiv utifrån, krävde både mod och prestigelöshet.

– Man kan inte lösa den här typen av utmaning från ett perspektiv. Vi behöver göra det tillsammans och vara öppna för att se våra egna processer med perspektiv utifrån, säger Camilla Pålsson, chef för Inköp.

Expeditionen har redan resulterat i flera förändringar inom inköpsverksamheten, till exempel förbättras sökorden löpande i samband med upphandlingar för att göra det enklare att hitta rätt. Dessutom kommer vi att fokusera på att målgruppsanpassa information, utveckla och stärka avtalsgruppernas arbete och andra roller kopplat till inköpsarbetet samt ta fram en handlingsplan för alla förvaltningars inköpsarbete. Framåt vill vi även skapa anpassade utbildningar och utveckla AI-lösningar för smartare arbetssätt.

En viktig slutsats av expeditionen är att vi har fått en gemensam förståelse för att inköp inte är en sidofråga, utan en del av det gemensamma uppdraget som organisation. Expeditionen har blivit ett exempel på hur man kan ta sig an komplexa frågor – genom att lyssna, lära och designa för det beteende man vill se.

Röster från expeditionens deltagare

När en är van vid målstyrt utvecklingsarbete så är det ovant och lite utmanande att inte veta innehållet på förhand. Desto viktigare blir ordning och tillit till teamet och processen, som guidar oss fram.

Istället för en färdig plan så utgick vi istället från deltagarna och skapade utifrån det som kom fram. Mycket lärorikt och spännande!

Nytt sätt att arbeta på. Svårt att “inte ge” lösningen direkt. Lärorikt att höra andra sätta ord på vad som är svårt.

Vill du veta mer?

Vill du veta mer om den här expeditionen?