Portföljstyrning

Många kommuner står inför stora och komplexa utmaningar. Digitalisering, kompetensförsörjning, klimatomställning och förändrade behov hos invånare ställer höga krav på vår förmåga att utveckla verksamheten. Samtidigt är resurserna begränsade. Så ser det ut även i Kungsbacka.

Vi arbetar med portföljstyrning för att skapa struktur, riktning och bättre beslut i vårt utvecklingsarbete. Arbetssättet hjälper oss att prioritera de utvecklingsinsatser som skapar störst värde för invånare, verksamhet och samhälle, samtidigt som vi får en bättre helhetsbild över allt utvecklingsarbete.

Vi har utvecklat vårt arbetssätt med utgångspunkt i etablerade standarder och beprövade metoder, men anpassat dem till kommunal verksamhet med fokus på enkelhet, nytta och genomförbarhet.

Varför portföljstyrning?

Syftet med portföljstyrning är att skapa bättre förutsättningar att leda utveckling på ett strategiskt och långsiktigt sätt. Arbetssättet hjälper oss att:

• skapa en gemensam överblick över vårt utvecklingsarbete
• prioritera de insatser som bidrar mest till att vi når våra mål
• använda våra resurser där de gör störst nytta
• samordna våra utvecklingsinsatser och hantera beroenden mellan dem
• följa upp effekter och säkerställa att vårt utvecklingsarbete leder till faktisk nytta.

Portföljstyrning handlar inte om att starta fler projekt, utan om att göra rätt saker, i rätt tid och med rätt resurser.

Ett arbetssätt som fungerar på flera nivåer

Vi arbetar med portföljer både på kommunövergripande nivå och inom respektive förvaltning.

Den kommunövergripande portföljen samlar utvecklingsinsatser som möter våra gemensamma utmaningar och arbetar för att nå de kommunövergripande målen. Varje förvaltning ansvarar för sin egen utvecklingsportfölj utifrån verksamhetens mål och behov. Arbetssättet bygger på gemensamma principer som vi kan anpassa efter varje portföljs omfattning, mognad och förutsättningar.

Så fungerar processen

Portföljstyrning är en kontinuerlig process där planering, genomförande och lärande hänger ihop. Processen består av sex steg:

1. Identifiera prioriterade områden

Vi utgår från våra mål, strategier och identifierade utmaningar för att avgöra vilka områden som är viktigast att utveckla.

2. Definiera och prioritera förändringsinsatser

Vi identifierar möjliga utvecklingsinsatser och bedömer dem utifrån bland annat strategisk relevans, nytta, angelägenhet och genomförbarhet. Därefter beslutar vi vilka insatser som ska ingå i portföljen.

3. Planera och optimera genomförandet

Vi planerar de beslutade insatserna utifrån tillgängliga resurser, beroenden, risker och organisationens kapacitet.

4. Följa upp och stödja genomförandet

Under genomförandet följer vi löpande upp status, samordnar insatser och hanterar förändringar när förutsättningarna ändras.

5. Utvärdera nyttor och effekter

När insatserna är genomförda följer vi upp vilka effekter vi faktisk har uppnått och vilken nytta de har skapat.

6. Lära och justera riktningen

Erfarenheter från genomförandet blir underlag för nästa planeringscykel. På så sätt utvecklar vi både portföljen och arbetssättet över tid.

Hur vi prioriterar

Vi kan inte genomföra alla utvecklingsinsatser samtidigt. Därför använder vi en gemensam prioriteringsmodell där vi bedömer varje initiativ utifrån strategisk relevans, nytta för invånare och verksamhet, angelägenhet och genomförbarhet. Modellen skapar transparens i besluten och gör det lättare att jämföra olika initiativ på ett enhetligt sätt.

Balans mellan förbättring och förnyelse

En viktig del i vårt arbetssätt är att skapa balans mellan att förbättra dagens verksamhet och att utveckla morgondagens lösningar.

Vi använder därför modellen Three Horizons som stöd för att skapa en portfölj som innehåller både förbättringar av befintliga arbetssätt, utveckling, innovation och långsiktig transformation. På så sätt kan vi möta dagens behov samtidigt som vi bygger för framtiden.

Vår utgångspunkt

Portföljstyrning är inte ett mål i sig. Det är ett stöd för bättre ledning och styrning av vårt utvecklingsarbete. Genom gemensamma prioriteringar, ökad transparens och tydligare helhet skapar vi bättre förutsättningar att använda våra resurser där de gör störst skillnad, för invånare, verksamhet och samhälle.