Elektronisk handel för upphandlade leverantörer

Läs följande avsnitt på den här sidan:

• Så ansluter du dig när vi har tecknat avtal.
• Bra att veta när du ska ansluta dig.

2. Bedöm om du behöver vidta några åtgärder

När du tagit del av information om hur en anslutning går till bör du bedöma om ditt företag behöver vidta några åtgärder. Undersök speciellt om du kan skicka en e-faktura via Peppol, som följer standarden och har korrekt innehåll.

3. Kontakta din systemleverantör vid behov

Kontakta din systemleverantör om du är osäker på vilka möjligheter till e-handel som ditt företags nuvarande systemlösning erbjuder, eller om du bedömer att systemleverantören behöver vidta åtgärder.

4. Kontakta oss om du har frågor

Kontakta oss om du har frågor om innehållet på den här sidan eller andra frågor om anslutning till kommunens e-handel.

Inom ramen för de e-handelskrav som är ställda i upphandlingen diskuterar vi gemensamt hur vi kan uppnå en bra e-handelsrutin.

2. Införande av e-handelsrutiner som vi har kommit överens om

Om vi har beslutat att vissa meddelanden ska skickas med filöverföring (EDI), genomför vi det tekniska arbete som krävs för att upprätta integration mellan kommunens och leverantörens system.

Integrationsarbetet innebär ofta att underleverantörer involveras och därför är det viktigt att påbörja arbetet i god tid så att anslutningen hinner färdigställas och testas innan avtalet startar.

3. Test och godkännande

Vi testar gemensamt att de e-handelsrutiner som vi har infört fungerar. Ni skickar testfaktura som vi granskar och godkänner när den har kommit fram med korrekt innehåll.

4. Avtalet startar

När anslutningen är klar kommer era varor och tjänster att bli synliga i kommunens e-handelssystem och vi kan beställa avtalade produkter direkt från vår e-handel.

E-handel kan ske på många olika sätt och ofta pratar man om olika affärsprocesser. Det innebär att elektroniska meddelanden används efter behov.

Ibland är faktura det enda meddelande som skickas och vid andra tillfällen innehåller affärsprocessen flera olika meddelanden.

Tänk på att det är e-handelskraven i upphandlingen och dialogen mellan köpare och säljare som avgör vilken affärsprocess som används.

Här är några exempel på kombinationer av meddelanden som ofta används:

• Varor: produktkatalog, inköpsorder, faktura
• Tjänster: inköpsorder, faktura
• Livsmedel: produktkatalog, inköpsorder, orderbekräftelse, leveransavisering, faktura

På SFTI:s webbplats finns fler exempel på vanliga affärsprocesser vid e-handel. Länk till annan webbplats.

Standarder - minskar behov av kundanpassning

Om köpare och säljare följer standarder kan behovet av kundanpassning minimeras och i de flesta fall undvikas helt.

Vi följer standarder som SFTI rekommenderar, om vi inte har avtalat något annat. SFTI:s webbplats. Länk till annan webbplats.

Standardiserade koder för artikelmärkningar finns i listan T0142 Artikelmarkeringar (GS1). Länk till annan webbplats.

Supportportal – Visma erbjuder supportportal för leverantörer

Vår systemleverantör Visma Proceedo erbjuder en portal som ger rådgivning och information om de meddelanden som de har stöd för.

Observera att e-handelskraven i upphandlingen beskriver vilka meddelanden och format som är aktuella för ditt avtal.

Visma Proceedo – support för dig som leverantör Länk till annan webbplats.

Hör gärna av dig till oss om du har frågor – du hittar kontaktuppgifter längst ner på sidan.

Produktkatalog – visa dina produkter på bästa sätt

För att vi enkelt ska kunna beställa dina varor och tjänster är det viktigt att detaljerad produktinformation visas tydligt i e-handeln.

Du skickar in din produktkatalog i något av de format som framgår av e-handelskraven – antingen via filöverföring (EDI) eller genom att ladda upp i vår leverantörsportal.

Vi har tagit fram ett exempel som visar hur en produkt kan visas på bästa sätt i en produktkatalog av formatet V6:

• Handledning V6-katalog med exempel (pdf) Pdf, 1.9 MB.
• Exempel V6-katalog (excel) Excel, 1.5 MB.

För mer information se Visma Proceedos webbplats:

Säkra en kvalitativ produktkatalog med Visma Proceedo Länk till annan webbplats.

Inköpsorder – innehåller information om vad vi har beställt

När vi beställer i vårt e-handelssystem skickas en inköpsorder till dig – antingen via e-post eller filöverföring (EDI).

Inköpsordern innehåller information om vad som har beställts och referenser som ska du som leverantör ska ange på fakturan.

Vi har tagit fram ett exempel som visar hur en inköpsorder kan se ut i formatet Peppol Ordering 3:

• Exempelorder - Peppol BIS Ordering 3 (pdf) Pdf, 491.2 kB.
• Exempelorder - Peppol BIS Ordering 3 (xml) Xml, 5.6 kB.

Förnyad konkurrensutsättning – anbud på ett specifikt arbete

Vissa avtal är byggda med möjlighet att använda förnyad konkurrensutsättning, FKU. Det innebär att leverantörer med ramavtal inom en avtalskategori får lämna in ett anbud på ett specifikt arbete. Det alternativa beställningsflödet hanteras också i vårt e-handelssystem i en enkel process genom e-postförfrågan.

Förnyad konkurrensutsättning – handledning för leverantörer Pdf, 402 kB.