Kungsbacka kommun köper varor och tjänster för tre miljarder kronor varje år av 3 000 leverantörer. Vi ska göra affärer som är ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbara och använda våra resurser ansvarsfullt och effektivt – så att vi får mer för varje krona.

En god dialog under hela inköpsprocessen skapar förutsättningar för ett lyckat inköpsarbete. Långsiktigt samarbete med våra leverantörer gör det möjligt att utveckla nya lösningar.

Kommunens inköp är ett viktigt verktyg för att stärka näringslivet

Att som företagare ha avtal med kommunen är gynnsamt. Vi är en stabil kund som inte går i konkurs och vi arbetar långsiktigt, avtalen är ofta på fyra år.

Många av våra upphandlingar inleder vi med en leverantörsdialog. Genom tidiga dialoger kan vi ta del av utvecklingen ur flera perspektiv. Att samverka i upphandlingarna ger stora mervärden som skapar nytta för alla parter. På så sätt kan vi fånga morgondagens lösningar och förbereda för våra framtida behov och därmed göra bättre affärer. Inbjudan till leverantörsdialog publiceras bland annat på sociala medier eller genom RFI, request for information.

Så här ser kommunens inköpsprocess ut

Genom ett gemensamt och strukturerat arbetssätt skapas möjligheter att tillsammans ta ansvar för att utveckla och förbättra våra inköp.

Kungsbackas inköpsprocess följer tre steg:

  1. Förbereda
  2. Upphandla
  3. Realisera

Processen visar hur allt hänger samman från att ett behov uppstår till dess att ett avtal löper ut.

Illustration på inköpsprocessen

1. Förbereda ett inköp

Förbereda

I denna fas av inköpsprocessen gör man ett antal förberedande aktiviteter innan en upphandling startar. Man gör en övergripande långsiktig planering av kommunens inköpsbehov tillsammans med kommunens olika förvaltningar och tar fram en upphandlingsplan. Fasen förbereda leder till att det blir tydligt vad som ska upphandlas och på vilket sätt.

Planera

Förvaltningen identifierar de inköpsbehov som finns för det kommande året. Dessa behov ligger sedan till grund för den kommungemensamma upphandlingsplanen. Vissa utvecklingsinitiativ behöver man hantera via den kommungemensamma funktionen Nytt behov. Kommunens upphandlingsplan innehåller samtliga kommande upphandlingar, både nya upphandlingar och ramavtal som löper ut och behöver förnyas. För mer information se kommunens Upphandlingsplan Pdf, 223.1 kB..

Kartlägga

Kommunen kartlägger nuläget utifrån identifierat behov, undersöker marknad och förutsättningar.

Analysera

Vi gör en analys av det önskade läge utifrån marknad och förutsättningar. Här arbetar vi också med att identifiera risker. I detta steg tar vi fram en analys och resultatrapport som sedan ligger till grund för upphandlingen.

2. Upphandla leverantör

Upphandla

Inköp genomför upphandlingar av specifika varor eller tjänster. Inköp upphandlar även ramavtal. Alla upphandlingar görs alltid i nära samarbete med kommunens förvaltningar och verksamheter.

Skapa upphandlingsdokument

I detta steg omvandlas behov till krav och villkor som ligger till grund för upphandlingen.

Annonsera

Upphandlingsdokumentet tillgängliggörs för anbudsgivare. Upphandlingens värde avgör om den annonseras nationellt eller inom EU samt vilken tidsperiod den finns tillgänglig.

Kvalificera och utvärdera

Kommunen granskar inkomna anbud för att se om de överensstämmer med upphandlingsdokumentet.

Tilldela

Kommunen utser det vinnande anbudet och informerar anbudsgivarna.

Ingå avtal

Kommunen och leverantör signerar avtal.

3. Realisera köpet

Realisera

I fasen realisera är avtalet undertecknat och arbetet med att införa, förvalta och följa upp avtalet. I denna fas är avtalsrelationen med leverantören i fokus.

Införa

Detta steg handlar om att göra avtalet tillgängligt för att beställa och hantera fakturor. Man lägger upp varor och tjänster i e-handeln som därmed blir beställningsbara.

Förvalta avtal och följa upp avtal

Vid förvaltning och uppföljning av avtalet säkerställer man att leveransen motsvarar det man har upphandlat och avtalat om. Detta sker löpande under hela avtalsperioden, både vid planerad avtalsuppföljning men även på förekommen anledning.

Avsluta avtal

Avtalet avslutas och arkiveras.