Här kan du läsa om hur du gör för att fakturera oss och vilka uppgifter en faktura ska innehålla.
Det är lag på att fakturor som en leverantör utfärdar till en upphandlande myndighet ska vara elektroniska. Kungsbacka kommun tar emot elektroniska fakturor via Peppol.
Are you an international supplier and need this information in english? Contact us.
En faktura i PDF-format räknas inte som en e-faktura.
Uppgifter för att e-fakturera Peppol-id: 0007:2120001256 Momsnummer: SE212000125601 Organisationsnummer: 212000-1256
Fakturaadress för e-faktura Kungsbacka kommun Fakturan 434 81 Kungsbacka
Se till att fakturan har rätt innehåll
Vad ska en e-faktura innehålla?
Det som gäller generellt är att kommunen betalar fakturan inom 30 dagar räknat från den dag när kommunen tog emot fakturan om leveransen är utförd.
Här nedan beskriver vi några delar i fakturan som är viktiga att känna till.
Momsregistreringsnummer
Kommunens momsregistreringsnummer är SE212000125601.
Fakturaadress
Alla fakturor till Kungsbacka kommun ska ha följande fakturaadress:
Kungsbacka kommun Fakturan 434 81 Kungsbacka
Orderreferens
När du som leverantör har tagit emot en inköpsorder eller rekvisition ska du alltid ange orderreferensen, som börjar med K06XXXXXXXXX, på fakturan.
Faktureringsobjekt
Har du kommit överens med kommunen om att regelbundet fakturera samma faktureringsobjekt, ska du ange överenskommen uppgift i fältet faktureringsobjekt. Till exempel används faktureringsobjekt vid fakturering av telefonabonnemang och liknande. I övriga fall lämnar du fältet blankt.
Kontraktsreferens
Om du är en upphandlad leverantör och har tecknat avtal med kommunen ska du ange avtalsnummer i fältet kontraktsreferens.Avtalsnumret finns angivet på inköpsordern och i fältet ”Ref. nr.” (referensnummer) i avtalet. I övriga fall lämnar du fältet blankt.
Beställarreferens
Om det inte finns en inköpsorder eller faktureringsobjekt ska du alltid ange en beställarreferens. Vi som beställare ska i första hand lämna ett sexsiffrigt referensnummer som du sedan anger som beställarreferens på fakturan. Om beställaren inte lämnar ett referensnummer ska du ange beställarens för- och efternamn som beställarreferens.
Tidigare fakturareferens
Detta anges endast vid kreditfaktura. Ange fakturanummer för originalfakturan som du ska kreditera.
För att underlätta för dig har vi tagit fram en exempelfaktura som även innehåller beskrivning av vad du anger i respektive fält och hur du på egen hand kan verifiera din faktura i SFTI:s verifieringstjänst Validex (SFTI) Länk till annan webbplats.
Hur du anger referenser och annat fakturainnehåll enligt PEPPOL BIS Billing 3 står i exempelfakturan:
Förutom uppgifterna som måste finnas på fakturan, behöver du som utländsk leverantör även ange:
SWIFT SWEDSESS
IBAN-nummer: SE1880000810590430963488
In addition to the information that must be on the invoice, as an international supplier you also need to state:
SWIFT SWEDSESS
IBAN number: SE1880000810590430963488
Skicka faktura – så gör du
E-faktura via Peppol
Peppol är ett öppet nätverk och ett europeiskt samarbete för att vi inom EU ska kunna ha e-handel över gränserna.
För att skicka e-faktura via Peppol behöver du kontakta din leverantör av ekonomisystem eller faktureringstjänst och meddela att Kungsbacka kommuns mottagar-ID inom Peppol är 0007:2120001256.
Detta är allt din systemleverantör behöver veta för att skicka e-faktura till oss.
Tänk på att det är viktigt att fakturan följer standarden och har korrekt innehåll. Läs mer under Vad ska en faktura innehålla?
Om du som leverantör inte har möjlighet att skicka e-faktura direkt från ditt affärssystem kan du skicka e-faktura via webb.
Om du har avtal med kommunen ska e-handelskraven i avtalet uppfyllas även när du fakturerar via webb.
E-faktura via webb - Peppolformat
Om du har avtal med kommunen och e-handelskraven i avtalet anger att du ska skicka e-faktura i Peppolformat, måste du välja en webbportal som har stöd för Peppol.
På marknaden finns flera webbportaler (även kostnadsfria). Välj den som bäst uppfyller dina behov.
E-faktura via webb – enstaka fakturor
Om du behöver skicka enstaka e-fakturor och vi inte har avtalat om att skicka faktura i Peppolformat erbjuder kommunen en kostnadsfri webbportal från Visma Proceedo.
Kom igång genom att skicka dina kontaktuppgifter via e-post till upphandling@kungsbacka.se och ange att du vill ha en inbjudan till leverantörsportalen. Du får då en inbjudan via e-post som gäller i sju dagar. Registrera ett konto och börja e-fakturera.
Att företaget har skickat e-faktura tidigare är ingen garanti för att fakturan är korrekt. Du ska skicka fakturan i Peppolformat, om du inte har kommit överens om något annat med oss. Innehållet i fakturan ska du ange enligt standarden.
Mitt företags affärssystem har inte fält för att ange vissa uppgifter och därför kan jag inte skicka e-faktura med korrekt innehåll. Vad kan jag göra?
Det här problemet kan ni hantera på olika sätt beroende på ditt företags unika förutsättningar.
Om det inte är tydligt hur du ska ange en viss uppgift i ditt affärssystem bör du kontakta systemleverantör och fråga om de har stöd för att skicka de uppgifter som du saknar.
Om du har andra fält i affärssystemet som inte används kan dessa ibland användas om uppgiften skickas med till din VAN-operatör. Kontakta din VAN-operatör och fråga om annat fält i affärssystemet kan användas.
Om ingen annan lösning finns kan du skicka e-faktura via webb.
Hur ska jag veta vilka koder jag ska använda när mitt företag skickar en Peppolfaktura?
Du ska använda de koder (xml-element) som framgår av standarden Peppol BIS Billing. Det är inte tillåtet att använda koder på andra sätt än enligt standarden.
Om du inte hittar koden som du söker i exempelfakturan kan du hitta rätt kod genom att besöka SFTI:s webbplats Länk till annan webbplats.. Där finns implementeringsguider, stödjande dokumentation och information om koder som ingår i standarden.
Har ni referenskontroller som gör att min faktura inte kommer fram till er?
Nej, vi har inga referenskontroller. Om ditt företags faktura inte kommer fram bör du kontakta din VAN-operatör och be dem undersöka sina loggar för att se vad som är fel.
Vad ska jag göra om jag glömt mina inloggningsuppgifter till fakturaportalen?
