Personuppgifter inom Byggnadsnämnden

Ansvar för personuppgifter

Byggnadsnämnden har ansvaret för att de personuppgifter som behandlas inom dess verksamhet hanteras på ett säkert och korrekt sätt enligt lagstiftningen. Till hjälp finns dataskyddsombud och dataskyddskontakt.

Byggnadsnämnden fattar även beslut om vissa av de ärenden som handläggs av planavdelningen på samhällsbyggnadskontoret. Byggnadsnämnden har därför ansvaret för de personuppgifter som behandlas i de ärenden som den fattar beslut om.

Personuppgifter som behandlas inom Byggnadsnämnden

En personuppgift är sådan information som direkt eller indirekt kan identifiera en levande person. Byggnadsnämnden behandlar personuppgifter som till exempel namn, adress, e-postadress, personnummer, telefonnummer, organisationsnummer, fastighetsbeteckning och fotografier.

Det förekommer även i enstaka fall att känsliga personuppgifter kommer in till och behandlas av byggnadsnämnden. Uppgifter som omfattas av sekretess gäller oberoende av dataskyddsförordningens krav på försiktighet vad gäller behandling av personuppgifter.

Behandling av personuppgifter med den lagliga grunden

När vi behandlar dina personuppgifter gör vi det mot bakgrund av allmänt intresse, rättslig förpliktelse eller myndighetsutövning utifrån vårt uppdrag.

Vi efterfrågar och inhämtar de uppgifter som krävs för handläggning av ärendet. Byggnadsnämnden behandlar också personuppgifter som du själv eller andra väljer att lämna till oss via e-tjänst, e-post, post, telefon eller personligen.

Den lagliga grunden varierar beroende på vilka av nedan listade ärenden vi hanterar:

• ansökan om bygg-, mark- eller rivningslov
• ansökan om förhandsbesked
• ansökan om strandskyddsdispens
• anmälan där det inte krävs lov
• tillsynsärenden
• beställning av kartböcker, kartunderlag och nybyggnadskartor
• framtagande eller ändringar av vägnamn och adresser
• ajourföring av lägenhetsregister
• mätningsuppdrag så som utstakningar och lägeskontroller av byggnader.
• vid antagande, ändring eller upphävande av detaljplaner som inte är av stor vikt eller har principiell betydelse

Registrering, arkivering och utlämnande av handlingar

Dina personuppgifter finns registrerade i våra ärendehanteringssystem, vår arkivmodul samt i vår kartportal.

Personuppgifter får inte användas till något annat syfte än vad de samlats in för från början om det inte finns skäl som väger tyngre än den enskildes rätt till privatliv.

Byggnadsnämnden har en rättslig förpliktelse att i enlighet med arkivlagen ta hand om de allmänna handlingar som kommer in eller upprättas och de ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forskningens behov.

De flesta av handlingarna som tillhör ditt ärende bevaras därför i våra arkiv även efter att ditt ärende har avslutats. Vilka handlingar som bevaras finns upptaget i vår dokumenthanteringsplan.

Byggnadsnämnden har också en rättslig förpliktelse att i enlighet med Tryckfrihetsförordningen lämna ut allmänna handlingar. Denna skyldighet omfattar inte elektronisk utlämning så som via e-post eller via internet. Vid begäran om att få ta del av handlingar görs alltid en sekretess- och men prövning före handlingarna lämnas ut.

Nämnden samlar in personuppgifter som behandlas för olika syften och ändamål. De sparas olika länge beroende på vad de ska användas till och nämndens skyldigheter enligt lagkrav. Personuppgifterna sparas så länge de behövs för sitt syfte och för de ändamål de behandlas. De sparas inte längre än nödvändigt.

Personuppgifter kan komma att delas

Medarbetare som arbetar eller utför uppdrag för byggnadsnämnden och behöver dina personuppgifter för sitt arbete kommer att få tillgång till dem.

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med andra myndigheter och sakägare i de ärenden där vi är skyldiga att göra så enligt lag eller om vi behöver det för vår myndighetsutövning.

Detta kan innebära att personuppgifter överförs till tredje land om sakägaren så som grannen, fastighetsägaren eller byggnadsägaren bor utanför Europeiska Unionen.

Det finns även andra parter som behandlar personuppgifter på uppdrag av nämnden. De kallas personuppgiftsbiträden och kan också få ta del av dina personuppgifter. Personuppgiftsbiträden får endast behandla uppgifterna för vissa bestämda ändamål och enligt på förhand givna instruktioner från oss.

Byggnadsnämndens dataskyddskontakt och kommunens dataskyddsombud

Som registrerad har du i vissa fall rätt att få dina personuppgifter rättade, raderade eller begränsade samt att få ut eller flytta dina personuppgifter.

Du har också rätt att återkalla ditt samtycke om du har lämnat det.

Om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter, eller frågor kring dataskydd och personuppgifter kan du kontakta Kungsbacka kommuns dataskyddsombud.

Dataskyddsombudets uppgift är att granska att vi inom byggnadsnämnden följer våra rutiner och de regler som finns kring personuppgiftshantering.