Hur skulle det vara om kommunen samordnade sig kring ditt behov av välfärd som invånare så att du kan ha en mer sömlös och sammanhållen kontakt med Kungsbacka Kommun? Den frågan ställde vi oss och började sedan vårt innovationsarbete med utgångspunkt i färdtjänst.

Varför?

Som invånare kan det kännas som en labyrint att hitta det stöd och den service man behöver av kommunen. Att ansöka om färdtjänst har tidigare varit komplicerat och tidskrävande, vilket lett till många ofullständiga ansökningar och behov av kompletteringar. Vi förväntar oss en kraftig ökning av äldre invånare fram till 2035, vilket gör det ännu viktigare att effektivisera välfärdstjänsterna. Målet med den nya e-tjänsten är att skapa ett tryggt system för de sökande, att minska risken för kompletteringar och att ge möjlighet till snabbare beslut.

Vad?

Vi har utvecklat en ny lösning för att ansöka om färdtjänst. Det är en e-tjänst i två delar som länkar samman den sökande med sin vårdgivare. Den sökande fyller i den första delen och vårdgivaren den andra, vilket sammantaget ger en fullständig ansökan. Vi har ändrat kraven kring legitimering så att den sökande kan ta hjälp av en annan person och vi har ersatt läkarintyg med medicinskt underlag från legitimerad personal som känner till patientens behov och utmaningar. Dessa förändringar eliminerar behovet av kompletteringar som tidigare har fördröjt ansökningsprocessen. Den nya e-tjänsten är utformad för att underlätta för invånare, särskilt de med kognitiva nedsättningar, och för att effektivisera handläggningen. E-tjänsten för ansökan om färdtjänst implementerades i april i år och är tillgänglig för alla invånare i Kungsbacka kommun.

Hur?

Innovationsarbetet

I vårt innovationsteam beslutade vi att starta ett projekt med fokus på att skapa en bättre ansökningsprocess för färdtjänsten. Vi arbetade målsökande, anordnade workshops, undersökte möjligheter att samverka och bjöd in representanter från olika brukargrupper för att ta del av deras erfarenheter och behov. Genom insikter från dessa möten beslutade vi att göra om hela ansökningsprocessen med målet att minska behovet av kompletteringar och att skapa en trygg och smidig process.

Resultatet

Den sökande eller en hjälpande person som inte behöver fullmakt eller bank-id kan starta och slutföra ansökan. En hjälpande person kan vara en vän, en granne, ett ombud, vårdpersonal som den sökande redan har kontakt med eller kommunens kundcenter Kungsbacka Direkt. Formuläret erbjuder till stor del svarsalternativ för att underlätta ifyllandet och för att få in mer jämlik information. Även fritextalternativ finns. Den sökande kan direkt i e-tjänsten ange sin vårdgivare. På så sätt minskas risken för kompletteringar.

Ansökan registreras i handläggningssystemet Open-E. När ansökan är inskickad får den sökande en bekräftelse som även innehåller länkar kopplade till den sökandes behov, exempelvis till bostadsanpassning. Vårdgivaren får en automatisk förfrågan via Ekopost, som omvandlar den digitala ansökan till ett fysiskt brev. I brevet finns ett ärendenummer som vårdgivare ska ange som referens när de fyller i e-tjänsten för intyget. Vårdgivaren fördelar arbetet till rätt person. Möjligheten finns att låta annan vårdpersonal än läkare fylla i intygen, vilket frigör läkarnas tid till andra uppgifter. Den vårdpersonal som fyller i e-tjänsten genererar sedan ett intyg som kopplas samman i Open-E. Utifrån vårdgivarens information kan vi skapa anpassade flöden beroende på vilka utmaningar den sökande har.

Handläggarna använder den samlade informationen från ansökan, sjukvården och automatgenererad information om exempelvis tillgänglighet till hållplats för att göra en individanpassad bedömning. När beslutet är taget får den sökande besked via digital brevlåda eller rekommenderat brev.

Drömscenariot

I ett drömscenario skulle interna resurser, som kommunanställda som redan arbetar med personen, kunna utfärda intyg för färdtjänst. Även en helt digital ansökningsprocess är önskvärd. Det blir först möjligt genom integration med Säker Digital Kommunikation (SDK) som är en lösning vi önskar få på plats på sikt. Det behövs också ett förtydligande av gränsdragningen mellan kommun och region för att bestämma ansvarsområden mellan primärvård och hemsjukvård. I nuläget begränsar detta möjligheten att ytterligare förbättra ansökningsprocessen för färdtjänsten.

I samarbete med vårdcentraler, Inera med flera har vi nu en lösning på plats som kommer så nära drömscenariot som möjligt. En lösning som innebär en moderniserad process för ansökan om färdtjänst, som ska kännas trygg och enkel för den sökande och som möjliggör en säker och effektiv handläggning.